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【崗位練兵】夜學(xué)分享：淺談工作流程的設(shè)定
     日期：2023-03-28     點(diǎn)擊量： 5825  

公交廣告公司書記、經(jīng)理 張 健：


2023年是荊門公交集團(tuán)的改革年、項(xiàng)目建設(shè)年。最近，很多同事和我探討重新梳理和設(shè)定內(nèi)部工作流程的思路，通過交流我受益良多，這也是集團(tuán)干部、職工緊跟黨委步伐，主動(dòng)思考改革發(fā)展的可喜表現(xiàn)。

2023年3月23日晚，夜學(xué)分享《淺談工作流程的設(shè)定》



        什么是流程呢？ 

        流程就是做事的優(yōu)先順序，這件事第一步做什么，第二步做什么，第三步做什么，第四步做什么，做到什么程度，達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)，這就是我們所講的做事的流程。什么叫制度？制度講的是這件事你做好了，公司怎么獎(jiǎng)勵(lì)你，做的不好如何去懲罰。制度跟流程，一個(gè)是做事的，一個(gè)是管人的。管人的是制度，比如駕駛員手機(jī)不入盒罰款50元；做事的是流程，比如《印刷品制作流程》。

        健全的流程具有哪些特征呢? 

        我認(rèn)為要具備以下十個(gè)方面的特征：
        1.利益相關(guān)性
        好流程著眼于將目標(biāo)與執(zhí)行者的切身利益最大限度地結(jié)合在一起，利用人的理性和趨利避害的本性去制約人的弱點(diǎn)，以流程規(guī)范管理體系為基本，謀求流程化與人性、流程化與活力的平衡。
        2.權(quán)威性
        好流程就是高壓線，它的威懾力使生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有條不紊地進(jìn)行，使復(fù)雜的管理工作有法可依，有章可循，使企業(yè)萬千之眾步調(diào)一致。
        3.公平性
        好流程不因性別、年齡、學(xué)歷、人情、背景和種族的不同而不同，只因效率高低決定貢獻(xiàn)大小，以防止有人不勞而獲。
        4.具體性
        好流程對(duì)員工在什么崗位上要做什么都規(guī)定得很清楚，能夠清楚地指導(dǎo)員工趨利避害，保證企業(yè)正常有序發(fā)展。
        5.可操作性
        好流程定位準(zhǔn)確，與企業(yè)自身的情況和員工現(xiàn)有的接受能力及素質(zhì)水平相匹配。
        6.簡(jiǎn)明性
        好流程表述簡(jiǎn)明扼要，使執(zhí)行者一看便知道怎么執(zhí)行，員工一看便明白如何遵守。
        7.嚴(yán)密性
        好流程應(yīng)當(dāng)在出臺(tái)前充分考慮在實(shí)施過程中可能遇到的各種情況與因素，盡量做到措辭嚴(yán)密，無懈可擊。
        8.預(yù)防性
        建立流程的目的不僅僅是“糾錯(cuò)”，更是為了“預(yù)防”，預(yù)防其他企業(yè)曾經(jīng)的教訓(xùn)，預(yù)防可能發(fā)生的錯(cuò)誤和可能造成的損失。
        9.超前性
        好流程不應(yīng)拘于現(xiàn)狀，而應(yīng)適度超前，向行業(yè)先進(jìn)企業(yè)、標(biāo)桿企業(yè)看齊，既滿足企業(yè)未來發(fā)展戰(zhàn)略的需求，又充分兼顧企業(yè)的現(xiàn)實(shí)狀況。
        10.導(dǎo)向性
        好流程是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理理念的體現(xiàn)，經(jīng)營(yíng)管理理念必須滲透到流程中。


        如何設(shè)計(jì)工作流程 
        具體到一個(gè)崗位的流程，怎么去把它設(shè)計(jì)好，五個(gè)步驟：

        第一步是成立流程設(shè)計(jì)小組。就寫每個(gè)崗位流程的時(shí)候，都要包含以下幾類人，第一本崗位最優(yōu)；第二本崗位的上游跟下游的接口人，因?yàn)楹玫牧鞒桃欢ㄊ?，承上啟下的；第三本崗位的主管，因?yàn)楸緧徫坏闹鞴茏钋宄?，這個(gè)崗位經(jīng)常出現(xiàn)的問題在哪里；第四個(gè)人就是流程的寫手，這個(gè)人要求他的邏輯能力很強(qiáng)，思維能力很強(qiáng)。

        第二步問題書面化。是要把過往出現(xiàn)的各種問題進(jìn)行書面匯總歸納，都在流程當(dāng)中給規(guī)避掉。所以，好的流程是預(yù)防問題，而不是事后解決問題。

        第三步崗位觀察和研討。這個(gè)崗位流程你平時(shí)是怎么做的，我來觀察一下，找優(yōu)秀的人在一起我們來討論細(xì)節(jié)，你說兩條細(xì)節(jié)，他說三條細(xì)節(jié)，把它總結(jié)到一起。所以細(xì)節(jié)就是大家一起說，然后歸類。

        第四步就是提煉操作流程。就是通盤考慮流程的的橫縱向鏈接，各類細(xì)節(jié)，可能出現(xiàn)的問題，將復(fù)雜的問題簡(jiǎn)單化。

        第五步崗位驗(yàn)證。把擬定的流程，放在實(shí)際崗位中干一周，傾聽使用者的意見。


        

        近期案例分享 

        廣告公司在集團(tuán)遴選了三名同事，主要從事廣告業(yè)務(wù)拓展，公司也準(zhǔn)備成立業(yè)務(wù)部，進(jìn)一步增強(qiáng)公司業(yè)務(wù)能力。如何讓新同事快速投入工作，同時(shí)和增加客戶對(duì)公交廣告的認(rèn)可度，我們啟動(dòng)了廣告業(yè)務(wù)方案標(biāo)準(zhǔn)化流程。按崗位流程的步驟：
        第一步成立流程設(shè)計(jì)小組。包括業(yè)務(wù)分管責(zé)任人、本崗位最優(yōu)（銷冠）、辦公室、溝通交流。同時(shí)關(guān)注行業(yè)標(biāo)桿，跨行業(yè)借鑒。
       第二步問題書面化。
        1.新同事不會(huì)做業(yè)務(wù)方案;
        2.客戶看不懂我們做的方案;
        3.不能直觀反映廣告曝光率和相應(yīng)效果。
        第三步崗位觀察和研究。通過第三步我們認(rèn)為要固化廣告業(yè)務(wù)宣傳方案的模板;第二對(duì)所有公交線路進(jìn)行畫像，讓客戶明了他投放的媒體，會(huì)途經(jīng)哪些商圈，政府機(jī)關(guān)，社區(qū)、大型小區(qū)等，每個(gè)月客流量是多少，這也是廣告公司信息化建設(shè)的初步嘗試。
        第四步提煉操作流程。通過以上三個(gè)流程后，我們決定運(yùn)用FABE法則提煉流程。我們的業(yè)務(wù)方案需要包括以下幾個(gè)方面：F是特點(diǎn)，我們的車身廣告有什么特點(diǎn)，跟別人有什么不同；A是什么呢，優(yōu)勢(shì)。闡明公交廣告服務(wù)的優(yōu)勢(shì)，品牌的優(yōu)勢(shì)，價(jià)格的優(yōu)勢(shì)，以及價(jià)值的優(yōu)勢(shì)；B表示改變，選擇公交廣告能給客戶帶來哪些積極的改變；最后一個(gè)單詞evidence—證據(jù)，我們給那些國(guó)內(nèi)外、本市大品牌客戶提供廣告服務(wù)，并長(zhǎng)期保持良好的合作關(guān)系。
        第五步崗位驗(yàn)證。我們?cè)诤涂蛻舻臏贤ń涣髦蝎@得反饋信息，不斷調(diào)整。



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